FENER MEKANİK ELEKTRİK İNŞ. TURİZM SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
  1. GİRİŞ VE POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 2010 yılında kişisel verilerin korunmasının Anayasal bir hak olmasının ardından 2016 yılında yürürlüğe girmiş kişisel verilerin işlenmesi aşamasında özel hayatın gizliliği ilkesini muhafaza etmek ve temel hak ve özgürlüklerin zarar görmemesi adına geliştirilmiş bu konu hakkında usul ve esasları gösteren hukuki bir koruma aygıtıdır.
6698 Sayılı Kanunun (“KVKK” ya da “Kanun”) 16 ncı maddesi gereğince Veri Sorumluları Siciline kayıt olmakla yükümlü olan veri sorumlularının, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü vardır. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, Fener Mekanik Elektrik İnş. Turizm San. Ve Tic. Ltd. Şti. sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin, 6698 sayılı Kanun ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Veri Sorumlusu Şirket tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Kanunu ve Kanun’un ikincil düzenlemesi olan 28 Ekim 2017 tarihli Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (‘’Yönetmelik’’) uyarınca Veri Sorumlusu Şirket olarak yükümlülüklerimizi yerine getirmek için hazırlamış olduğumuz kişisel veri saklama ve imha politikası asgari olarak;
  1. Kişisel veri saklama ve imha politikasının hazırlanma amacına,
  2. Kişisel veri saklama ve imha politikasında yer verilen hukuki ve teknik terimlerin tanımlarına
  3. Kişisel veri saklama ve imha politikası ile düzenlenen kayıt ortamlarına,
  4. Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklamaya,
  5. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve idari tedbirlere,
  6. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirlere,
  7. Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına,
  8. Saklama ve imha sürelerini gösteren tabloya,
  9. Periyodik imha sürelerine,
  10. Mevcut kişisel veri saklama ve imha politikasında güncelleme yapılmış ise söz konusu değişikliğe, ilişkin bilgileri kapsar.
 
  1. TANIMLAR
Kanun/KVKK, resmi Gazetede yayınlanması ile 07/04/2019 tarihinde yürürlüğe giren 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kurul, Kişisel Verileri Koruma Kurulu
 
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi
 
Açık Rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Kişisel Veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her tür bilgi
Özel Nitelikli Kişisel Veri, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Kişisel Verilerin İşlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
İmha,
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.
  • Kişisel verilerin silinmesi, ilgili kullanıcı için verinin hiçbir şekilde kullanılamaz hale getirilmesi işlemi,
  • Kişisel verilerin yok edilmesi, verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi,
  • Anonim Hale Getirme, kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Kayıt Ortamı, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ortam
Elektronik Kayıt Ortamı, kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik Olmayan Kayıt Ortamı, elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Kişisel veri işleme envanteri, veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri
 
Kişisel veri saklama ve imha politikası, veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politika
 
Periyodik imha, kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
 
Veri kayıt sistemi, kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
 
 
KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KANUNU VE İLGİLİ YÖNETMELIĞIN TANIMLADIĞI ÖZNELER
 
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
 
İlgili Kullanıcı, verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
 
Alıcı Grubu, veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi
 
İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişi
 
Doğrudan tanımlayıcılar, Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,
Dolaylı tanımlayıcılar, Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,
  1. GENEL BİLGİLENDİRME VE TEMEL İLKELER
  1. Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinip, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
  2. İlgili kişinin Kanunnun 11 inci maddesinde yazılı herhangi bir hakkını kullanmak adına tarafımıza iletmiş olduğu talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir.
  3. Veri Sorumlusu Şirket kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde Kanunun 4 üncü maddesindeki genel ilkeler ile 12 nci maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun hareket etmektedir.
  4. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Veri Sorumlusu Şirket tarafından kayıt altına alınmaktadır.
  5. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını veri sorumlusu sıfatıyla seçmekteyiz. Ancak, ilgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilebilecektir.
 
  1. KAYIT ORTAMLARI
İlgili kişilere ait kişisel veriler, tarafından aşağıda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
  1. ELEKTRONİK ORTAMLAR:
  1. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
  2. Yazılımlar (ofis yazılımları, şirket içi kullanılan programlar)
  3. Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
  4. Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
  5. Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) ü
  6. Optik diskler (CD, DVD vb.) ü
  7. Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) ü
  8. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi olarak sayılabilir.
  1. ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR:
  1. Kağıt ,
  2. Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri gibi) ,
  3. Yazılı, basılı, görsel ortamlardır.
 
  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER
İşlenen kişisel veriler, Veri Sorumlusu Şirket ürün ve hizmetlerinin türü ve niteliğine göre değişebilmektedir.
İlgili kişilere ait kişisel veriler, veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kanunlarda açıkça öngörülmesi, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi; iş akdi, satış ve hizmet sözleşmeleri gibi karşılıklı edimlerin ifası için gerekli olan çalışan ve müşterilere ait verileri fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Daha açık bir ifadeyle saklamayı gerektiren hukuki amaç ve sebepler aşağıdaki gibidir:
Amaçlar;
  1. Ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
  2. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
  3. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
  4. Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi,
  5. Müşteri ilişkilerini yönetebilmesi,
  6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
  7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması,
  8. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
  9. KVKK Madde 5/2’de sayılan şartlardan birinin varlığından söz edilemeyecek durumlarda, saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması,
  10. Fiziksel mekan güvenliğinin temini,
  11. Ücret politikasının yürütülmesidir.
Hukuki Dayanaklar;
  1. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  2. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
  3. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  4. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 
  5. 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
  6. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  7. 4857 sayılı İş Kanunu,3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,
  8. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
  9. 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu,
  10. İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik.
Yönetmelik ve Kanunun Çizdiği Sınırlar Çerçevesinde, Aşağıda Sayılan Hallerde Talep İle Veya Re’sen Veri Sorumlusu Şirket Tarafından;
  1. İlgili kişinin, Kanun’un 11 inci maddesindeki[1] haklarını kullanmak suretiyle verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabulü,
  2. Veri sorumlusunun, ilgili kişinin Kanun’un 11 inci maddesindeki haklarını kullanarak başvurmasına karşın cevap vermemesi, başvuruyu reddetmesi ya da cevabın yetersiz olması sebepleriyle ilgili kişinin Kurul’a şikayette bulunması ve Kurul tarafından uygun bulunması,
  3. Kişisel verinin açık rıza ile işlenmiş bulunup, ilgili kişinin bu açık rızasını geri alması,
  4. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
  5. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  6. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
  7. Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması hallerinde silinir, yok edilir ve anonim hale getirilir.
 
  1. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi; hukuka uygun olarak imha edilmesi için Veri Sorumlusu Şirket tarafından alınmış idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır.
6.1. İDARİ TEDBİRLER
Şirket tarafından alınan idari tedbirler;
a. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
b. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
c. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
d. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
e. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
 
6.2. TEKNİK TEDBİRLER
Şirket tarafından alınan teknik tedbirler;
a. Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
b. Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
c. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
d. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
e. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
f. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
g. Kanun’un 12 nci maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.
 
  1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Veri Sorumlusu Şirket tarafından Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
1. Kanun veya yönetmeliklerde, kişisel verinin saklanmasına ve imhasına ilişkin öngörülmüş olan süreye uyulmaktadır. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2 nci bent kapsamında işlem yapılır.
2. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak kanunda veya yönetmeliklerde öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
  • Kanun’un 6 ncı maddesine göre özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Veri Sorumlusu Şirket açısından önem derecesine göre belirlenir.
  • Verinin saklanmasının Kanun ’nun 4 üncü maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu sorgulanır. Saklanmasının Kanun ’nun 4 üncü maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
  • Verinin saklanmasının Kanun’nun 5 ve 6 ncı maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
 
  1. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ
    1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri Sorumlusu Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğünü yerine getirmiştir.
Kişisel veriler çeşitli kayıt ortamlarında saklanabildiklerinden kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmeleri gerekir. Buna ilişkin örnekler aşağıda yer almaktadır:
Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Office 365, Salesforce, Dropbox gibi):
Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisi bulunmamaktadır.
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler:
Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.
Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları:
Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinir veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler:
Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.
Veri Tabanları:
Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
  1. ŞİRKETIMIZ TARAFINDAN KULLANILAN YÖNTEMLER
Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümlerinde Saklanan Kişisel Veriler İçin (Office 365, Salesforce, Dropbox gibi): Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisi bulunmamaktadır.
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler İçin: Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.
Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları İçin: Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinir veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler İçin: Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.
Veri Tabanlarında Bulunan Kişisel Veriler İçin: Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
  1. KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri Sorumlusu Şirket kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğünü yerine getirmiştir.
Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyaların tespit edilir ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerden bir ya da birkaçının kullanılmasıyla tek tek yok edilmektedir:
Yerel Sistemler:
Söz konusu sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılmaktadır.
De-manyetize Etme:
Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılarak üzerindeki veriler okunamaz biçimde bozulmaktadır
Fiziksel Yok Etme:
Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
Katı hal diskler bakımından üzerine yazma veya de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medya da fiziksel olarak yok edilmektedir.
Üzerine Yazma:
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.
Çevresel Sistemler:
Ortam türüne bağlı olarak kullanılan yok etme yöntemleri aşağıda yer almaktadır:
  • Ağ cihazları (switch, router vb.)
Söz konusu cihazların içindeki saklama ortamları sabittir. Ürünler, çoğu zaman silme komutuna sahiptir ama yok etme özelliği bulunmamaktadır. Yerel sistemlerde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.
  • Flash tabanlı ortamlar
Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa ‘block erase’ komutunu, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini ya da yerel sistemlerde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.
  • Manyetik bant
Verileri esnek bant üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmektedir.
  • Manyetik disk gibi üniteler
Verileri esnek (plaka) ya da sabit ortamlar üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmektedir.
  • Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları)
Taşınabilir akıllı telefonlardaki sabit hafıza alanlarında silme komutu bulunmakta, ancak çoğunda yok etme komutu bulunmamaktadır. Yerel belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.
  • Optik diskler
CD, DVD gibi veri saklama ortamlarıdır. Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmektedir.
  • Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri
 Tüm veri kayıt ortamlarının söküldüğü doğrulanarak özelliğine göre yerel sistemlerde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.
  • Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri
Söz konusu sistemlerin çoğunda silme komutu bulunmakta, ancak yok etme komutu bulunmamaktadır. Yerel belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.
Kağıt ve Mikrofis Ortamları
Söz konusu ortamlardaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortam yok edilmektedir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölmek gerekir.
Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre yerel sistemlerde belirtilen yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılarak yok edilmektedir.
Bulut Ortamı
Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılmaktadır. Bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilmektedir.
Yukarıdaki ortamlara ek olarak; arızalanan ya da bakıma gönderilen cihazlarda yer alan kişisel verilerin yok edilmesi işlemleri ise aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:
i) İlgili cihazların bakım, onarım işlemi için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara aktarılmadan önce içinde yer alan kişisel verilerin yerel sistemlerde belirtilen yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi,
ii) Yok etmenin mümkün ya da uygun olmadığı durumlarda, veri saklama ortamının sökülerek saklanması, arızalı diğer parçaların üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi,
iii) Dışarıdan bakım, onarım gibi amaçlarla gelen personelin, kişisel verileri kopyalayarak kurum dışına çıkartmasının engellenmesi için gerekli önlemlerin alınması, yöntemlerinden biri kullanılmaktadır.
  1. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KULLANILAN YÖNTEMLER
Optik diskler: Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmektedir.
Kağıt ve Mikrofiş Ortamları: Söz konusu ortamlardaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortam yok edilmektedir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma usulleri ile anlaşılmaz boyutta, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölmek gerekir.
  1. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRME
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Veri Sorumlusu olarak halihazırda kişisel verilerin anonimleştirilmesi yöntemini kullanmamaktayız. Söz konusu imha yönteminin şirketlerimizde kullanılması halinde, Saklama ve İmha Politikamızda gerekli güncellemeler tarafımızca yapılacaktır.
 
  1. PERSONEL (KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASINDA YER ALAN) UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ
 
Veri Sorumlusunun tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.
 
PERSONEL UNVAN VE BİRİMİ
 
GÖREVİ
 
SORUMLULUĞU
Avukat,
Hukuk Departmanı
Kişisel Veri Saklama ve İmha
Politikası Uygulama Sorumlusu
Verilerin saklama süresine uygunluğunu sağlama ve periyodik imha süresi içinde imha sürecini yönetmek.
Bilgi İşlem Müdürü,
Bilgi İşlem
Bilgi İşlem Departmanı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu Verilerin saklama süresine uygunluğunu sağlama ve periyodik imha süresi içinde imha sürecini yönetmek.
Muhasebe Müdürü,
Muhasebe
Mali İşler Departmanı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu Verilerin saklama süresine uygunluğunu sağlama ve periyodik imha süresi içinde imha sürecini yönetmek.
 
  1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
Şirket tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
  • Departmanlara bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde (anılan Politikalar www.fenermekanik.com.tr linki üzerinden erişilebilecektir);
  • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer almaktadır. Aşağıda ise hem veri kategorisi bazında hem de süreçler bazında oluşturulan Saklama ve İmha Tablosu bulunmaktadır.
KİMLİK VERİLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İLETİŞİM VERİLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
HUKUKİ İŞLEM VERİLERİ Hukuki ilişki süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
FİZİKSEL MEKAN GÜVENLİĞİ VERİLERİ 2 Ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
MÜŞTERİ İŞLEM VERİLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
FİNANSAL VERİLER Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
MESLEKİ DENEYİM VERİLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
ÖZLÜK VERİLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
SAĞLIK VERİLERİ Hukuki ilişki Süresi + 15 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
VAKIF VE SENDİKA BİLGİLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
CEZA MAHKUMİYETİ VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
PAZARLAMA Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde





















 
  • Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
FAALİYET SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
SÖZLEŞME SÜREÇLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
GENEL KURUL TOPLANTI SÜREÇLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
KAMERA KAYDI 2 Ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
LOG KAYIT TAKIP SISTEMLERI 1 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İNSAN KAYNAKLARI SÜREÇLERININ YÜRÜTÜLMESI Faaliyetin Sona Ermesini
Takiben 10 YIL
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İHALE SÜREÇLERİ Hukuki İlişki Süresi + 15 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
GÜMRÜK İŞLEMLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ Hukuki ilişki Süresi + 15 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
VERGİ VE SGK İŞLEMLERİ Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
DİSİPLİN YÖNETMELİĞİ CEZA VERİLERİ İş Akdi Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İNSAN KAYNAKLARI ÖZEL SAĞLIK SİGORTASI İş Akdinin Sona Ermesi + 15 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
BORDRO Hukuki İlişki Süresi + 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İŞE ALIM FAALİYETİ Hukuki İlişki Süresince Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
 



































 
  1. GÜNCELLEMELER
İşbu politikada, kanun ve yönetmeliklere ve Veri Sorumlusu Şirketinin aldığı kararlara göre yapılan değişiklikler aşağıdaki tablodadır.
GÜNCELLEME TARİHİ DAYANAK DEĞİŞİKLİĞİN KAPSAMI
     
     
     
     
     
 
  1. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Kurum, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, veri sorumlusu tarafından her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
  1. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda saklanır ve sitesinde yayınlanır. İhtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
İşbu politika imza tarihinden itibaren yürürlüğe girmiş kabul edilir.
  1. REFERANS DÖKÜMANLAR
-6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun
-30224 Sayılı 28.10.2018 tarihli Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik


Kayıt: 2.02.2021
Güncelleme:2.02.2021
Her Hakkı Saklıdır © 2022